Necesitati specifice pentru agentii
O agentie lucreaza pe mai multe mandate in paralel, pentru clienti diferiti. Candidatii pot fi activi pe mai multe pozitii sau exclusivi per client. Un ATS trebuie sa permita filtrare pe client, pe pozitie si pe recruiter, astfel incat datele unui client sa nu se amestece cu cele ale altuia. Multi-utilizator si permisiuni sunt esentiale cand mai multi consultanti lucreaza in acelasi ATS.
Fara segregare clara, exista risc de amestecare a candidatilor intre clienti sau de acces neautorizat la date. Rolurile (Admin, Recruiter per client, Viewer) si alocarea job-urilor la consultanti asigura confidentialitate. Pentru GDPR, datele candidatilor trebuie protejate si accesul justificat. Vezi ATS pentru companii si cost ATS pentru dimensionare.
Sourcing si pipeline
Headhunting-ul se bazeaza puternic pe sourcing si candidati pasivi. ATS-ul trebuie sa accepte adaugarea manuala de candidati, eticheta de sursa si istoricul de contact. Pipeline-ul poate fi similar pentru toate pozitiile sau adaptat per tip de mandat; vezi pipeline flexibil.
Exemplu: pentru un mandat de C-level, pipeline-ul poate include "Identificat", "Contactat", "Interviu client", "Oferta", "Inchis". Candidatii sunt adaugati manual dupa research si contact; fiecare are note si istoric. Pentru programare interviuri cu clientul, integrarea calendar si experienta candidatului raman importante.
Rapoarte per client
Clientul vrea sa vada progresul: cati candidati au fost prezentati, cati sunt in interviu, cat dureaza. Rapoarte filtrate pe client si pe pozitie ajuta atat la comunicarea cu clientul cat si la managementul intern. Pentru KPI-uri utile, vezi rapoarte recrutare si KPI.
Metrici tipice per mandat: numar candidati in pipeline, numar prezentati la client, numar in interviu, time to fill. Aceste date justifica onorariul si arata productivitatea echipei. Pentru ROI, un ATS care centralizeaza toate mandatele reduce timpul administrativ per angajare.
Colaborare cu clientul
Unele agentii ofera clientului acces limitat la ATS (de exemplu doar vizualizare candidati shortlist). Altele trimit rapoarte periodice si CV-uri prin email. Alege un ATS care permite fie acces controlat (roluri), fie exporturi si rapoarte clare, astfel incat colaborarea sa fie transparenta si eficienta.
Rol "Client" sau "Viewer" poate vedea doar candidatii shortlistați pentru mandatele sale, fara acces la alte date. Pentru feedback dupa interviu cu clientul, notele pot fi partajate intern sau (cu acord) trimise clientului. Pentru comunicare cu candidatii, acelasi standard de profesionalism ca la recrutare internă.
Concluzie
Pentru agentii si headhunting, alege un ATS cu segregare pe client, suport pentru sourcing, pipeline flexibil si rapoarte per client. Treegarden ofera aceste capabilitati pentru echipe care lucreaza pe mandate multiple. Vezi sourcing si permisiuni.