De ce rolurile conteaza
Fara permisiuni, orice utilizator poate vedea sau modifica orice: risc pentru confidentialitate si confuzie in responsabilitati. Un ATS cu roluri permite sa limitezi accesul la anumite job-uri (de exemplu doar departamentul X), la anumite actiuni (vedere vs. mutare in pipeline) si la setari sau rapoarte. Pentru companii cu 50-200 angajati, vezi ATS pentru companii 50-200 angajati.
Exemplu: un hiring manager din Vanzari nu ar trebui sa vada candidatii pentru IT sau salariile din anunturi pentru alte departamente. Rolurile si alocarea job-urilor (cine este responsabil de ce pozitie) clarifica si cine face screening, cine programeaza interviuri si cine are acces la rapoarte. Pentru pipeline, permisiunile pot restringe si cine poate muta candidatii in anumite etape (ex. doar HR poate muta in "Oferta").
Roluri tipice: HR, recruiter, hiring manager
Admin/HR complet: acces la toate job-urile, candidati, setari si rapoarte. Recruiter: acces la job-urile alocate, poate adauga candidati, muta in pipeline, programa interviuri. Hiring manager: poate vedea candidatii pentru job-urile sale, lasa feedback sau aproba oferta, fara acces la alte pozitii. Configurarea acestor roluri reduce riscul de acces neautorizat la date sensibile.
Variante: "Recruiter senior" cu acces la toate job-urile dar fara setari; "Viewer" doar pentru rapoarte; "Intervievator" care vede doar candidatii programati la el si poate completa feedback. Pentru agentii de recrutare sau headhunteri externi, un rol limitat la job-urile deschise pentru ei si fara vizibilitate asupra altor candidati protejeaza datele. Vezi migrare la ATS pentru cum definesti rolurile la implementare.
Acces la date si GDPR
Datele candidatilor sunt protejate; accesul trebuie justificat prin rol (need to know). Un ATS bine configurat inregistreaza cine a vazut sau a exportat date (audit log), util pentru conformitate GDPR. Limiteaza exporturile si accesul la rapoarte la persoanele autorizate.
La cerere ANSPDCP sau la un audit intern, trebuie sa poti dovedi cine a avut acces la ce date. Audit log-ul (cine, cand, ce actiune) si politici clare de acces sunt esentiale. Pentru ghid GDPR recrutare, vezi articolul dedicat. Rolurile clare sustin si experienta candidatului – doar persoanele implicate vad datele, ceea ce reduce riscul de scurgeri.
Practic in Treegarden
Treegarden ofera roluri configurabile si alocare de job-uri pe utilizator sau pe echipa. Astfel fiecare vede doar ce ii revine si colaborarea ramane clara: recruiterii lucreaza pe pipeline, iar hiring managerii pot interveni la etapele definite. Pentru echipe distribuite sau agentii de recrutare, permisiunile sunt si mai importante.
La configurare: definesti rolurile (Admin, Recruiter, Hiring manager, etc.), aloci job-urile la recruiteri sau echipe si optional restricționezi anumite actiuni (ex. doar Admin poate sterge candidati). Pentru programare interviuri, intervievatorii primesc doar invitatii pentru candidatii lor. Pentru cost ATS, verifica daca utilizatorii suplimentari sunt inclusi in pret.
Concluzie
Configureaza roluri (Admin, Recruiter, Hiring manager) si limiteaza accesul la job-uri si date. Un ATS cu permisiuni clare protejeaza confidentialitatea si structureaza colaborarea in echipa. Conecteaza permisiunile la GDPR si la dimensiunea companiei.